Platforma Elektronicznego Fakturowania w skrócie PEF służy do przekazywania faktur i innych dokumentów między wykonawcami zamówień a instytucjami, które te usługi zamawiały. W pierwszej kolejności platforma będzie wykorzystywana przez tych przedsiębiorców, którzy współpracują z instytucjami publicznymi i korzystają z e-fakturowania. Czym jest raczkująca w Polsce Platforma Elektronicznego fakturowania i co warto o niej wiedzieć?
Platforma Elektronicznego Fakturowania powstała w odpowiedzi na nałożony na instytucje publiczne obowiązek przyjmowania e-faktur od przedsiębiorców. Obowiązek ten wynika z prawa przyjętego unijną dyrektywą. Stworzenie platformy wpisuje się w założenia rozwoju gospodarki cyfrowej i ekologicznych nurtów, postulujących m.in. oszczędność papieru. PEF w Polsce dopiero raczkuje, ale w dalszej perspektywie platforma ma łączyć nie tylko administrację publiczną z biznesem, ale i działać w relacjach B2B. Zmiana ta sprawia, że coraz częściej pojawia się pytanie, czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania, kogo obejmie i jak będzie działać?
Kogo obejmie obowiązek korzystania z Platformy Elektronicznego Fakturowania?
Zgodnie z prawem do odbioru faktur ustrukturyzowanych przez PEF zobowiązane są wszystkie jednostki stosujące Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. oraz te, które wymienione są w art. 3 ust 1 tej ustawy. Oznacza to, że Platforma Elektronicznego Fakturowania obowiązywać będzie m.in. przedszkola, szkoły na każdym szczeblu edukacji, urzędy gmin, spółdzielnie. Instytucje te muszą dostosować swoje systemy do otrzymanych od przedsiębiorców faktur elektronicznych.
Zasady działania Platformy Elektronicznego Fakturowania
Podstawową zasadą działania Platformy Elektronicznego Fakturowania będzie połączenie systemów księgowych przedsiębiorstw z systemem instytucji państwowych. Ma to umożliwić odbieranie i wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, czyli tych zapisanych według określonego standardu, zawierającego wyszczególnione przez ustawodawcę dane w formacie XML. Wymiana dokumentów księgowych z pomocą platformy będzie następować pomiędzy przedsiębiorcą (wykonawcą usługi/ dostarczycielem towaru) a instytucją publiczną (zamawiającym).
Jak połączyć PEF z systemem księgowym?
Przedsiębiorcy wystawiający elektroniczne faktury dla instytucji publicznych muszą przygotować się do zmian, jakie niesie PEF. Przede wszystkim muszą oni zadbać, aby ich system księgowy lub program do fakturowania umożliwiał wystawianie ustrukturyzowanych e-faktur. Jeśli aplikacja nie daje takiej możliwości, to korzystanie z Platformy Elektronicznego Fakturowania nie będzie możliwe.
Platformy Elektronicznego Fakturowania nie tylko dla faktur
Platforma Elektronicznego Fakturowania jest narzędziem nie tylko do wysyłki i odbioru faktur w formie elektronicznej. Umożliwia ona również transfer innego typu dokumentów, które często są używane w procesie zamówień publicznych. Za pośrednictwem PEF zamawiający i wykonawca będą mogli wymienić się także: zamówieniami, notami księgowymi, awizami dostaw, fakturami korygującymi potwierdzeniami zamówień.
