Planowanie urlopów w firmie to podstawa, aby możliwe było spełnienie oczekiwań pracowników przy jednoczesnym zagwarantowaniu ciągłości pracy w przedsiębiorstwie podczas sezonu wakacyjnego. Plan urlopów warto przygotować już na początku nowego roku kalendarzowego i wprowadzić do niego modyfikacje w późniejszym czasie, o ile zajdzie taka potrzeba. Co istotne, jego przygotowanie jest obowiązkowe, jeśli w firmie działa związek zawodowy. Jak wykonać to zadanie szybko, sprawnie i poprawnie?
Co warto wiedzieć o planowaniu urlopów w przedsiębiorstwie?
Urlop jest jednym z podstawowych praw, które przysługują wszystkim regularnie zatrudnionym na umowę o pracę pracownikom. Większość z nich korzysta z tego prawa w sezonie letnim, kiedy najchętniej planujemy wakacyjne wyjazdy i wypoczynek. Stwarza to pewne problemy dla pracodawcy, który musi tak rozplanować urlopy wszystkich pracowników, aby nie spowodowały one przestojów czy utrudnień w pracy firmy. W realizacji tego zadania niezwykle pomocnym narzędziem jest plan urlopów, który pozwala z wyprzedzeniem przygotować harmonogram urlopów pracowniczych oraz daje pewność, że firma pomimo braku niektórych z nich będzie funkcjonowała prawidłowo.
Plan urlopów jest obowiązkowy, jeśli w firmie działa związek zawodowy, aczkolwiek warto go opracować także w sytuacji, kiedy go nie ma. Taki dokument pozwoli pracownikom z wyprzedzeniem wskazać, w jakich terminach chcieliby udać się na wypoczynek, a kierownikowi uzyskać lepszą kontrolę nad planowaniem pracy w firmie w sezonie urlopowym. Planując urlopy na kolejny rok warto uwzględnić nie tylko bieżące, ale także zaległe urlopy, które powinny być wykorzystane w pierwszej kolejności. Ręczne planowanie urlopów jest procesem dość pracochłonnym i obarczonym sporym ryzykiem błędów i pomyłek – aby ich uniknąć, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnych narzędzi, które pozwolą zautomatyzować cały proces.
Jak wykonać poprawny plan urlopów?
Plan urlopów można przygotować w kilka kroków. Przede wszystkim należy zachęcić pracowników do zgłaszania terminów, w jakich chcieliby wykorzystać przysługujące im urlopy. Część dni wolnych może zostać wykorzystanych nie tylko w okresie wakacyjnym, ale także w czasie tzw. długich weekendów, z czego bardzo chętnie korzystają pracownicy. Wykonując plan urlopów warto także uwzględnić potrzeby firmy oraz jej zapotrzebowanie na konkretnych pracowników w sezonie letnim. Jest to niezwykle istotne, gdyż plany pracowników nie powinny kolidować z interesem firmy oraz jej potrzebami. Wreszcie, po stworzeniu i zatwierdzeniu planu urlopów, należy poinformować pracowników o terminie przesyłania wniosków urlopowych.
Korzystanie z automatyzacji podczas planowania urlopów pozwala znacząco przyspieszyć i usprawnić cały proces. Dedykowane narzędzia informatyczne tak tworzą plan urlopów, aby zaspokajał on potrzeby pracowników przy zachowaniu ciągłości pracy. Planowane urlopy są automatycznie przenoszone do grafików, co pozwala zaoszczędzić czas oraz uniknąć często pojawiających się na tym etapie błędów. Wreszcie, platformy do automatyzacji pozwalają wprowadzać do grafiku pracy także inne rodzaje urlopów, w tym te na żądanie, okolicznościowe i dedykowane opiece. Wszystko bez zbędnej papierologii, pomyłek oraz marnotrawienia czasu.
