Wszelkie dokumenty są dowodem ustaleń i zapisów w kwestiach biznesowych czy też urzędowych. Obowiązujące przepisy polskiego prawa mówią wręcz o konieczności archiwizacji poszczególnych treści przez określony czas, nawet 10 lat. Nic dziwnego, że dla wielu podmiotów przechowywanie dokumentacji w formie papierowej jest zwyczajnie kłopotliwe. Jeśli pod uwagę weźmiemy ich dużą ilość, problem sprawia ich magazynowanie, jak również zarządzanie nimi.
Ogromne znaczenie ma także zabezpieczenie poszczególnych treści. Mowa nie tylko o ochronie przed zniszczeniem dokumentacji, ale chociażby dostępem do danych w ramach RODO. Wydaje się, że optymalnym narzędziem są elektroniczne systemy archiwizacji dokumentów. Szczegóły przedstawiamy w poniższym artykule.
Zarządzanie dokumentami w firmie
Zgodnie z wprowadzaniem innowacyjnych technologii w ramach zarządzania przedsiębiorstwem, każda działalność gospodarcza powinna postawić również na cyfrową dokumentację. Tylko taka wpłynie na całkowitą ochronę danych, lepszą wydajność i efektywność pracy oraz rzeczywiste oszczędności, zarówno czasu, jak i środków finansowych.
Jeśli pod uwagę weźmiemy archiwizację dokumentów w sposób standardowy, trzeba uwzględnić, że zarządzanie drukiem wymaga sporej przestrzeni do jego magazynowania. Taka musi być zresztą właściwa ze względu na panujące warunki, a sam papier nie może ulec zniszczeniu. Tradycyjna archiwizacja dokumentów to także kłopot w zakresie zarządzania takimi zapisami. Poszukiwanie konkretnego druku, jego edycja, modyfikacja czy przekazanie osobom trzecim może być rzeczywiście problematyczne, zabierze też ogrom czasu.
Elektroniczne zarządzanie treścią
Zupełnie inaczej jest z zarządzaniem cyfrowym. Dokumenty są przede wszystkim zabezpieczane elektronicznie. Oznacza to, że dostęp do danych posiadają tylko uprawnione do tego osoby. Pojemność zasobów jest nieograniczona, a edycja, modyfikacja, udostępnianie czy ich weryfikacja przebiega w ekspresowym tempie. Nie ma możliwości, by dokumenty zapisane cyfrowo zostały zgubione, skradzione czy zniszczone.
Ogromny komfort odnotowuje się także w zakresie ich przekazywania, na przykład w ramach poszczególnych działów w firmie, ale także we współpracy z kontrahentami czy urzędami. Należy też pamiętać o RODO i w tym zakresie najlepiej sprawdza się zarządzanie elektroniczne. Inteligentne systemy optymalnie zabezpieczają dane i odnotowują ich każdą modyfikację czy udostępnienie. Bardzo często następuje też automatyczna aktualizacja takich programów, dzięki czemu zostają one dostosowane do aktualnych norm i wytycznych zgodnie z obowiązującym prawem.
